【中國衛生人才】e-HR系統助力山西省兒童醫院人事管理水平提升
——專訪山西省兒童醫院人事科科長樊瑞華

閱讀次數: 日期:2014-11-07

 
人事管理工作歷來都是醫院管理工作的重點。近年來,隨著醫院門診量的急速增加,醫院的規模不斷擴大,醫務人員數量也隨之增加,一所醫院各類工作人員達數千人并不鮮見,給人事管理工作,尤其是考勤管理、檔案管理、員工培訓等基礎性工作帶來巨大的挑戰。在很多醫院,人員入職、崗位調整、合同管理、考勤管理、報表統計、薪酬核算等事務性工作“淹沒”了人事部門,加班成為醫院人事部門的工作常態。即使不斷增加人事工作者的數量,以手工為主的傳統業務處理方式,仍會造成效率較低、準確度難以保證等問題。
這樣的問題應該如何解決?近日,本刊采訪了山西省兒童醫院、山西省婦幼保健院人事科科長樊瑞華。作為一所歷史悠久,在國內外享有盛譽的兒童婦幼?漆t院在通過信息化手段提高工作效率、優化管理流程,使人事部門擺脫繁瑣事務性工作的束縛,向戰略性管理邁進方面有著豐富的經驗與思考體會。
 
《中國衛生人才》:貴院為什么會引進 e-HR系統?從一名醫院人事管理者的角度,該系統為您提供了哪些工作助力?
樊瑞華e-HR系統在提高管理質量、提升工作效率、降低成本等方面具有不可比擬的優勢。
以我院引進的宏景e-HR系統為例。作為山西省最大的婦幼保健和兒童醫院,突發事件很多,工作人員班次異動量比較大,因此要求排班靈活,且隨時有變化的可能。若以手工方式操作,其難度無法預計。通過引進e-HR系統,這方面的問題能夠很好的解決。
目前,我院參與考勤的工作人員有2000余人,門診、病房的排班可以根據當日患者門診量的多少而變化,在門診量大幅增多時,會臨時抽調行政值班或者二線值班的大夫中午出門診,同時兼顧臨時會診等人員安排。
在休假管理方面,原有的休假審批流程在線下,需要各級領導簽字審批,流程復雜,權限混亂,耗費時間長。而e-HR系統含有的線上審批流程清晰,權限明確,整個過程都可以在系統內實現,進一步規范了休假流程的管理。效工資的發放大受影響。而現在,每到月初系統會自動匯總全院所有員工的出勤情況,在進一步提高考勤管理準確率的同時,就餐補助和全勤獎的發放也更加及時和高效。
 
《中國衛生人才》e-HR系統的應用還為醫院人力資源管理提供了哪些幫助?
樊瑞華e-HR系統的另一大特色功能就是檔案管理。原有的員工檔案都是紙質版,僅包括員工的一些基本信息,隨著時代的發展,小小的檔案袋已遠遠不能滿足需求。就算是應用了強大的Excel表格,想統計和提取某一類信息也十分不方便。
e-HR系統中的電子檔案囊括了學歷、履歷、家庭情況、職稱和專業資格、科室輪轉信息、獎懲情況、培訓經歷、臨床和科研情況、考核和績效信息、工資發放情況等,能做到信息即時更新,按月按年自動歸檔。同時,電子檔案實行線上管理,層次結構清晰,數據全面,賦予權限后可以隨時隨地調取,不需動用任何部門和任何人員。電子檔案可以掃描身份證直接錄入姓名、出生日期等個人最關鍵的信息,避免了手工輸入差錯的發生。   

 

       此外,在e-HR系統應用前,各科室考勤信息,避免了手工輸入差錯的發生。情況由科室上報,及時性和準確性都很差,績醫院所有的個人電子檔案組成了一個龐大的數據庫,從中可以清晰地掌握不同科室的人員配置情況,無論是短缺還是過剩都一目了然,為引人和用人提供依據。同時,數據庫中的各項信息都可以被分類調取,用于數據報表、人員結構分析及決策等。比如可以調取醫院不同歷史時點各個部門工作人員的學歷、年齡結構、職稱情況等信息進行比較,按需要生成分析圖表,為醫院管理者做出決策和制定人才發展戰略提供數據支持。
電子檔案的線上管理使人員管理更精確,能隨時掌握醫院員工的相關信息,避免了錯誤發生。此外,能夠對員工試用期轉正、合同到期、退休等一系列人力資源管理所面臨的容易遺漏的重要事項做出預警。只要提前做好相關設置,系統會提前將待辦事項發送給待辦人,并多次提醒,有助于相關工作有條不紊地進行,并且避免因合同到期等問題引起的一些糾紛。
 
《中國衛生人才》e-HR系統引進后,醫院人力資源管理工作發生的最大變化是什么?
樊瑞華e-HR系統的應用,將人事部門和臨床科室相關員工從紛繁復雜的事務性工作中解放出來,大大提高了工作效率。以人事科為例,系統應用后,同樣的工作,能夠節省60%80%的人力成本。在科室,相關事務性工作只需有人兼職來做就可以輕松完成,不需再設專職的崗位。e-HR系統還可以承擔人事相關通知的發送功能,通知直達相關人員,準確高效。個人電子檔案的管理、維護和更新,可以由本人隨時完成,相關人員審批后即可生效。
但值得注意的是,要結合工作實際開發滿足醫院需求的e-HR系統。我院前期曾應用過兩套系統,最終都以不能滿足實際需求而告終。第一套系統來自一家國內知名軟件公司,雖然看起來“高大上”,但是此系統無法和指紋考勤機對接,員工們的考勤數據仍然要通過主管人員手工輸入到醫院管理系統。人工對接考勤機和管理系統,耗費了大量的人力成本,而且速度慢、效率低下。同時,因為人工的參與,考勤數據就會有被改動的可能。醫院還應用過另一套系統,初期尚能滿足需求,但是隨著醫院門診量和工作人員數量的增加,工作人員排班日趨復雜化,而該系統無法實現整個醫院各科室聯動的200多個班次的個性化排班,所以最終也放棄了。目前應用的這套宏景 e-HR系統,終于基本解決了上述問題。
 
《中國衛生人才》:以e-HR系統為抓手,貴院在進一步建立有效的人力資源激勵與發展機制方面,有何思路和計劃?
樊瑞華:醫院通過宏景e-HR系統的深入應用,實現培訓和績效考核的線上管理,做好 e-HR系統移動應用及e-HR系統與醫院其他管理系統的對接,是接下來的工作重點。
線上培訓形式多樣,時間靈活,成本較低,是今后醫院培訓發展的重點。在培訓管理方面,考慮成立培訓專家管理委員會,建立一個線上的培訓體系,將文字、音頻、視頻等培訓資料放在平臺上。醫院員工能夠在線完成學習和互動,管理人員能夠做好學員管理、課程管理、學習過程監控及培訓效果評估等工作。
績效考核方面,正在完善相關數據,為線上管理做準備。比如如何真實評價一個醫生的醫療水平,在線實現醫生互評、患者打分。同時,努力實現績效考核與培訓管理的聯動,考核分數較低的項目,系統會自動推薦或者由管理人員推薦相關的培訓課程,員工須完成在線學習并考核達標。
此外,人員招聘、提拔、任用和淘汰等方面,也是線上人事管理工作的關注點。
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